Ny variabel
Det er her det viktigste innholdet i et skjema blir definert, nemlig spørsmålsformuleringene og svaralternativene til hvert spørsmål.
Det første som bør gjøres når en ny variabel defineres er å lage en identifikator. Dette er en symbolsk tekststreng som brukes til å identifisere spørsmålet, men som respondentene aldri ser. Fordi denne strengen identifiserer hver variabel er det viktig at den er unik, slik at det aldri forekommer at to identifikatorer har samme navn. Dokumentasjonsmodulen vil automatisk sørge for at det ikke skjer, og den vil også sørge for at ugyldige tegn blir endret til gyldige. Det kan derfor forekomme at identifikatoren blir endret når variabelen lagres.
Det er to måter å fremstille variabler i en undersøkelse:
- Enkeltvis, der hver variabel kan ha en overskrift og en forklarende tekst, og egne svarkategorier som er uavhengig av de andre variablene.
- Gruppevis, der flere variabler, fortrinnsvis med et felles hovedemne, er sammenstilt i en rektangulær tabell med svarkategoriene som kolonneoverskrifter og spørsmålene (variabeloverskriftene) radvis under. Denne måten å sammenstille variabler på kalles en "matrise".
For både enkeltvariabler og matrisevariabler kan det angis om det bare skal være mulig å velge ett svaralternativ (enkeltrespons) eller om det skal være mulig å krysse av for flere alternativer (multirespons, f.eks. av typen "Hvilke aviser leste du i går", der ingen, en, to osv. er aktuelt å krysse av for). Multiresponsvariabler er vanligvis tungvindt å behandle i et statistikkprogram, der de gjerne blir splittet opp i en variabel for hvert svaralternativ (markert/ikke markert osv.).
Variabeltype
Under "Variabeltype" angis det om vi skal definere en enkeltvariabel eller en matrise som består av en eller flere variabler. De to første valgene gir enkeltvariabler, de to neste gir matrisevariabler. Siden det er en viss forskjell i måten de defineres på, blir disse to fremstillingsmåtene vist hver for seg.
"Hopp-til"-funksjon og betinget visning
Det finnes to typer betingelser som kan brukes for å styre respondenten gjennom en undersøkelse slik at han bare blir bedt om å svare på spørsmål som er relevante i forhold til svarene som er gitt tidligere i samme undersøkelse. Hvis det f.eks. blir spurt om respondenten har vært borte fra jobben i løpet av siste år og han svarer nei, er det ikke relevant å spørre om årsakene til fraværet, og derfor ønsker vi å hoppe over de spørsmålene som gjelder årsak til fraværet, og gå rett på neste emne. De fleste slike problemstillinger kan løses ved å bruke "hopp-til" eller betinget visning, eller en kombinasjon av disse.
- "Hopp-til"-funksjonen angis på kategorinivå, altså for hvert enkelt svaralternativ, og sier at hvis det krysses av for dette alternativet skal respondenten føres direkte til en nærmere angitt variabel lenger ute i skjemaet.
- Betinget visning angis på variabelniva, altså for hver enkelt variabel, og sier at den aktuelle variabelen bare skal vises hvis respondenten har krysset av for et bestemt svaralternativ på en tidligere variabel (eller eventuelt ikke har krysset av for et bestemt svaralternativ). Flere slike betingelser kan legges inn for samme variabel, f.eks. slik at variabelen bare brukes hvis et bestemt svar er valgt for variabel A og et annet bestemt svar for variabel B.
Hvis flere betingelser er oppgitt for samme variabel er det er også mulig å angi om alle betingelsene må være oppfylt eller om det er nok at bare en betingelse er oppfylt.
Enkeltvariabel
Eksempelet over viser en typisk fremstilling av en enkeltresponsvariabel. De runde avkrysningsboksene indikerer at bare ett svar er mulig, og variabelen har en overskrift som viser hva det spørres om, og en forklarende tekst i tillegg.
Illustrasjonen nedenfor viser hvordan denne variabelen ser ut i dokumentasjonsmodulen.
Overskrift og Forklaring kan lett finnes igjen i eksempelet fra datainnsamlingsmodulen. Som Variabeltype er "Enkeltrespons" valgt. Multirespons vil ha firkantete avkrysningsbokser for å vise at de kan markeres uavhengig av hverandre, slik det er vanlig også i andre sammenhenger.
Må besvares endres bare hvis det generelle kravet (under Innhold - Innstillinger) ikke skal brukes for denne variabelen, eller hvis det er gitt at denne variabelen må besvares eller ikke trenger å besvares uavhengig av hva det generelle kravet måtte være. Valget er dermed fastlåst selv om det generelle kravet skulle bli endret.
Betingelser er forutsetninger for at denne variabelen skal vises for en bestemt respondent, basert på hva respondenten har svart tidligere. Det må ikke forveksles med "Hopp-til", selv om begge i mange (men ikke alle) tilfeller kan brukes til samme formål.
Bruk av betingelser i variabeldefinisjonen
Bildet viser en variabel med to betingelser. Hver betingelse settes opp ved hjelp av to "rullegardinmenyer" og et tallfelt.
Den første menyen bestemmer om variabelen bare skal brukes hvis betingelsen er oppfylt eller om den bare skal brukes hvis betingelsen ikke er oppfylt.
Den andre menyen i hver linje inneholder identifikasjon på alle variablene i datasettet som kommer før den aktuelle variabelen. Her velges den variabelen som inngår i betingelsen, og i tallfeltet oppgis koden for svaralternativet som må være valgt (evt. ikke valgt) for at betingelsen skal være oppfylt.
Et vilkårlig antall slike betingelser kan settes opp for den aktuelle variabelen. Nye betingelser legges til ved å klikke på "Legg til"-knappen, og ved å klikke på krysset sist i hver linje kan en betingelse slettes igjen.
Hvis det er oppgitt flere betingelser er det viktig å angi om det er nok at en av betingelsene er oppfylt eller om alle må være oppfylt for at den aktuelle variablen skal brukes.
Svaralternativer
Trykk på "Legg til kategori" for å legge til et nytt svaralternativ. Det vil automatisk bli foreslått en kode for hvert svaralternativ - koden starter på 1 og for hver ny kategori vil den være en høyere enn høyeste verdi som finnes fra før. Som oftest vil det være denne koden som bestemmer dataverdien. Det gjelder for alle svaralternativer som bare trenger en enkel avkryssing.
Fritekst
I noen tilfeller vil det være behov for å hente inn informasjon som ikke kan gis ved en enkel avkryssing, f.eks. et årstall, en dato, et vilkårlig tall, eller en beskrivende tekst. Alle slike data kan hentes inn ved å markere i avkrysningsfeltet for "Fritekst". Da vil det også være mulig å oppgi antall linger i tekstfeltet, og - hvis ønskelig - maksimalt antall tegn som kan skrives inn.
Hvis antallet linjer i tekstfeltet er 2 eller fler, vil feltet bare kunne brukes til fri tekst. Hvis antallet linjer settes til 1, er det flere muligheter. Det vil da dukke opp en "rullegardinmeny" der man kan velge mellom flere alternativer:
- Tekst, som er fri tekst uten begrensninger i hvilke tegn som kan skrives inn.
- Heltall, som er hele tall uten desimaler. Det er i tillegg anledning til å oppgi minimumsverdi og/eller maksimumsverdi. Det er ingen begrensninger den ene eller andre veien hvis disse verdiene ikke er oppgitt. Det er også mulig å presentere tall i form av en ferdigdefinert tallrekke i en "rullegardinmeny". Det er da viktig å påse at tallrekken ikke blir for lang.
- Desimaltall. Hele tall med eller uten desimaler. Både punktum og komma kan brukes som desimaltegn. Det er anledning til å oppgi minimums- og maksimumsverdi hvis det er ønskelig.
- Dato. Tekstfeltet vil bli behandlet som om det er en dato. Hvis dato skal skrives inn som ren tekst, må det oppgis et dataformat når feltet presenteres for respondenten. Formatet er valgfritt, men må samsvare med formatet som er oppgitt i feltet "Datoformat", der yyyy er årstall, mm er måned og dd er dag i måneden. Hvis f.eks. dd utelates spørres det bare etter måned og år, osv.
Minimums- og maksimumsverdier kan oppgis, og de må oppgis på formen yyyymmdd, uavhengig hva som er valgt som standardformat for datainnsamlingen.
På samme måte som for heltall er det anledning til å hente inn datoinformasjon ved hjelp av "rullegardinmenyer" hvis det krysses av for det. Det vil da bli vist separate menyer for dag, måned og år, og disse opplysningene blir "sydd sammen" i datainnsamlingsmodulen.
Hopp til
Ved hvert svaralternativ vil det finnes en "rullegardinmeny" som inneholder alle variablene etter den aktuelle, pluss et valg som heter "-> SLUTT". Det siste valget betyr at respondenten hopper ut av undersøkelsen hvis dette svaralternativet er valgt.
Når variabelen defineres for første gang vil den bli lagt sist i variabellisten, slik at menyen ikke vil inneholde andre variabler. Det er derfor greiest å definere alle variablene før "hopp-til"-reglene blir lagt inn.
Vis ved
Hvis vi har krysset av for fritekst vil det være anledning til å skrive en verdi i kolonnen som har overskriften "Vis ved". I dette feltet kan koden for et av de øvrige svaralternativene settes inn. I så fall vil dette fritekstfeltet bare blir vist for respondenten hvis det oppgitte svaralternativet er avmerket. Hvis respondenten ikke har merket av det oppgitte svaralternativet vil dette fritekstfeltet være usynlig.
Hvis "Vis-ved"-feltet er blankt vil fritekstfeltet alltid bli vist, uavhengig av hva respondenten har krysset av for.
Alle svaralternativene, inkludert fritekstfelt, vil bli vist i den rekkefølgen de er definert (og ikke f.eks. sortert etter kode).
Obligatoriske svar ("Må besvares")
En tekstvariabel kan - uavhengig av innstillingen for variabelen - markeres som obligatorisk å svare på ved å krysse av for "Må besvares". Hvis tekstfeltet bare skal vises ved en bestemt avkryssing, vil den bare være ansett som obligatorisk hvis den vises på skjermen, dvs. at det er krysset av for det svaralternativet som den skal utfylle (se avsnittet om "Vis ved" over). Hvis tekstboksen bare skal vises når en bestemt svarkategori er valgt, og dette valget ikke er markert, er det ikke nødvendig at tekstboksen har innhold.
Hvis "Må besvares" ikke er avkrysset i variabeldokumentasjonen, vil tekstboksen ikke være obligatorisk å svare på. Hvis f.eks. en variabel som må besvares har tre tekstbokser og ingen andre valg, må en av dem besvares for å oppfylle kriteriene for variabelen.
Endre
Denne kolonnen kan brukes for å omsortere eller slette svaralternativer.
Matrisevariabler
Eksempelet over viser en typisk fremstilling av en matrisevariabel. En felles overskrift for variablene kommer øverst, med mulighet for supplerende tekst i tillegg. De felles svaralternativene kommer som kolonneoverskrifter, og hver enkelt variabel i matrisen kommer radvis nedover i tabellen. I dette eksempelet er de to første variablene besvart, og det markeres ved at variabelteksten vises med grå farge.
Illustrasjonen nedenfor viser hvordan matrisen defineres i dokumentasjonsmodulen.
Overskriften finner vi igjen øverst i bildet. I tillegg er det plass til en utfyllende tekst (mellom overskriften og selve matrisen) som ikke er benyttet i dette tilfellet. "Variabeltype" og "Må besvares" er beskrevet i avsnittet om enkeltvariabler.
