Dokumentasjon og oppsett av en undersøkelse

Administrasjonsmenyen

Administrasjonssiden inneholder funksjoner som ikke gjelder oppsettet av selve skjemaet, men administrative ting som må gjøres før innsamlingsprosessen starter. Det dreier seg om å gjøre oppsettet tilgjengelig for innsamlingsserveren, og om personvern og ansvarsforhold mellom NSD og prosjektansvarlig.

Innhold:

Publisering av undersøkelsen

Et skjema må være publisert for at data skal kunne lagres i databasen, og for at det i det hele tatt skal være tilgjengelig for respondentene. Når "Publiser undersøkelsen" er avmerket og "Lagre"-knappen blir klikket, vil skjemaet bli merket som publisert slik at innsamlingsmodulen sørger for at data blir lagret i databasen. Samtidig kopieres skjemaet til et område på serveren som er tilgjengelig for innsamlingsmodulen.

Den motsatte operasjonen, altså å fjerne avmerkingen fra "Publiser..." og trykke "Lagre", har motsatt effekt, altså at skjemaet blir merket som ikke publisert, og det vil ikke lenger være tilgjengelig for innsamlingsmodulen.

Det er viktig å merke seg at skjemaet kan publiseres flere ganger (uten å "avpublisere" først), men med stor forsiktighet:
Hvis undersøkelsen er publisert og datainnsamlingsprosessen har startet, er det viktig at det ikke gjøres endringer i oppsettet som fører til endringer i variabelnummer eller kategoriverdier. Det vil i så fall føre til at svarene i innsamlingsmodulen ikke blir konsistente. Det er mulig å endre på teksten i variabelnavn, kategorinavn og beskrivelser, men endringene bør ikke være vesentlige, og i alle fall ikke slik at en tekst kan oppfattes på en annen måte eller få en annen betydning enn tidligere.

Adresser

Informasjon på epost

Oppgi en eller flere epostadresser adskilt med komma eller mellomrom. Ved bestemte hendinger vil det da automatisk bli sendt melding til disse adressatene om hva som har skjedd. Det gjelder både utsending av invitasjoner, avslutning av undersøkelsen og sletting av data. Vær oppmerksom på at data slettes automatisk ca. to uker før utløpet av databehandleravtalen. Hvis det ikke er lagt inn epostadresser her, vil slettingen ikke bli varslet!

Fakturaadresse

Fakturaadressen og eventuell tilleggsinformasjon bør være registrert før utsending av invitasjoner til undersøkelsen.

Databehandleravtale

Dette punktet regulerer ansvarsforholdet mellom prosjektansvarlig og NSD, som i denne sammenhengen gjøres til en del av prosjektet med ansvar for innsamling av data. Det innebærer at det er prosjektansvarlig som har ansvar for at nødvendige tillatelser til datainnsamlingen er på plass, dette gjelder ikke minst forholdet til personvernlovgivningen. Før undersøkelsen blir satt i gang vil NSD påse at formalitetene er i orden, slik at prosjektansvarlig unngår å komme i konflikt med personvernet. Databehandleravtalen regulerer også tidsavgrensning for NSDs funksjon som databehandler for prosjektet.

Databehandleravtalen opprettes ved å fylle ut feltene under "Legg inn opplysninger... (osv.)" og klikke på "Skriv ut avtalen". (Obs: Ikke bruk utskrftsvalget i webleseren, da vil ikke avtalen bli formatert riktig. Pass også på at skriveren er innstilt på "portrett", og ikke på "landskap") Avtalen underskrives og sendes til NSD. NSD må også ha tilsendt kopi av svar på meldeskjema eller konsesjon for datainnsamling. Når disse formalitetene er i orden kan datainnsamlingen settes i gang.

Merk at avtalen må underskrives av både prosjektleder og en person som har generell fullmakt til å underskrive på vegne av institusjonen, dvs. instituttstyrer, direktør osv.

Det er også viktig at dato for utløp av avtalen settes i samsvar med konsesjon eller svar på meldeskjema fra Personvernombudet, Datatilsynet eller annen myndighet som har behandlingsrett på vegne av Datatilsynet.

Invitasjonstekst

Respondentene som blir bedt om å svare på et skjema i forbindelse med en undersøkelse får vanligvis tilsendt en epost med invitasjon til å delta i undersøkelsen. Eposten inneholder typisk en forklaring om hva prosjektet dreier seg om i tillegg til en URL (internettadresse) som kan brukes for å logge inn på skjemaet. URL-en inneholder informasjon om hvem som svarer (løpenummer) og en tilhørende pinkode for å unngå at noen kan svare på andres vegne ved å skrive et tilfeldig løpenummer.

Det vil bli laget to versjoner av eposten: En som er formatert i HTML, og en som er uformatert. En epostleser vil kunne skille mellom disse to versjonene, slik at den vil vise HTML-versjonen hvis den har kapasitet til det og brukeren ikke eksplisitt har stengt av visning av HTML, og den rene tekstversjonen i andre tilfeller. En standardversjon av begge disse typene vil bli generert på grunnlag av tekstene som blir registrert i denne delen av programmet.

Invitasjonsteksten består av flere ledd, som reflekteres i oppsettet til denne seksjonen i dokumentasjonsmodulen:

URL

Programmet som presenterer skjemaet for en respondent kan hentes via to ulike webadresser. En webadresse går via UiB (Universitetet i Bergen): resp.nsd.uib.no. Den andre bruker ikke UiB som en del av webadressen: resp.nsd.no. Prosjektansvarlig må vurdere om det er hensiktsmessig å "flagge" UiB i webadressen. Ved forhåndsvisning av invitasjonsteksten (se nedenfor) vil den valgte varianten bli vist.

Emnefelt

Teksten som skal stå i emnefeltet ("subject") i epostmeldingen som blir sendt ut. Det anbefales å holde denne relativt kort, men samtidig få med at det dreier seg om en undersøkelse eller invitasjon og en antydning om hva prosjektet dreier seg om. Eksempel: "Undersøkelse om bruken av ukvalifisert personale i barnehager".

Overskrift

En beskrivende overskrift som brukes i hovedtekstdelen i eposten. I HTML-versjonen blir denne markert med store typer og uthevet skrift, i tekstversjonen settes den som første linje i teksten med en blank linje etter.

Tekst før URL

Her skrives teksten som skal vises før innloggingsinformasjonen. (Selve innloggingsinformasjonen utheves spesielt i eposten, og inneholder noen få ekstra instrukser. Denne teksten kan bare endres av NSD.)

Det anbefales at denne teksten er relativt kort og beskrivende, med informasjon om formålet med undersøkelsen, og at innloggingsinformasjonen dermed kommer relativt tidlig i eposten.

Tekst etter URL

Tilsvarende til forrige avsnitt, men denne delen av teksten kommer etter innloggingsinformasjonen. Hvis det er hensiktsmessig med lengre forklaringer av visse aspekter ved undersøkelsen, er det mest naturlig å plassere detaljene her. Her kan det også opplyses om forhold som gjelder personvern, samarbeidende institusjoner osv. etter behov.

Se nedenfor når det gjelder spesielle behov for formatering av tekstene, som f.eks. hyperlenker, uthevinger, lister osv.

Signatur

Det er gjort plass til to signaturer nederst i eposten. Bruk så mange linjer på signaturen som nødvendig. Skriv navn på første linje, denne linjen vil bli fremhevet med skråstilt skrift (som en assosiasjon til en underskrift). Epostadresser, besøksadresser, telefonnummer osv. kan komme på de neste linjene, med hyperlinker der det måtte passe (se nedenfor).

Det er gjort plass til to signaturer. Hvis en signatur er nok brukes den første tekstboksen, den andre kan være tom.

Formatering i tekst og signatur

Vanlige HTML-koder kan brukes i teksten til formatering av tekst. F.eks. kan tekst utheves slik: Vanlig tekst <strong>uthevet tekst</strong> vanlig tekst. Tilsvarende for skråstilt: Vanlig tekst <em>skråstilt tekst</em> vanlig tekst. Unummererte lister kan lages slik: <ul><li>Første punkt</li><li>Andre punkt</li></ul>. Nummererte lister lages ved å erstatte <ul>...</ul> med <ol>...</ol>.

Formateringskodene vil bare bli tatt  hensyn til i HTML-versjonen av eposten. I tekstversjonen vil formateringskodene blir fjernet, og vil ikke ha noen effekt.

Hyperlink i tekst og signatur

Hyperlinker har et spesielt format i denne forbindelsen, og bør ikke skrives som vanlige HTML-koder. Spesielle koder i emailoppsettet er normalt omsluttet av doble "firkantklammer" ([[ og ]]). F.eks. vil "[[userid]]" alltid bli erstattet av respondentens løpenummer, og "[[pin]]" av pinkoden. Et ord som skal være "klikkbart" med hyperlenke som fører respondenten enten til en webside eller til et epostprogram, må også være omsluttet av slike klammer. I tillegg må hyperlenken angis innenfor klammene, med et likhetstegn som skiller mellom teksten som skal vises og hyperlenken som skal aktiveres ved museklikk.

For eksempel: Vi vil at det skal være mulig å klikke på teksten "NSD" og dermed gå direkte til NSDs hjemmeside. Det blir kodet i teksten slik: [[NSD=http://www.nsd.uib.no]]. Det første leddet ("NSD") vil bli vist på vanlig måte i teksten (men markert som klikkbart), mens leddet etter likhetstegnet viser hva som vil skje hvis vi klikker på den markerte tekststrengen. Hvis vi heller vil at det skal sendes en epost til NSD når man klikker på teksten, kan det skrives slik: [[NSD=nsd@nsd.no]]. Tegnet "@" forårsaker at hyperteksten oppfattes som en epostadresse.

Som i tekstformatering forsvinner denne informasjonen i den rene tekstversjonen av invitasjonen. Dette er imidlertid mulig å overstyre. Ved å sette en stjerne sist i hyperlenken vil lenken også bli vist i tekstversjonen, men da som en lesbar streng i parentes etter den aktuelle strengen. F.eks. vil [[NSD=http://www.nsd.uib.no*]] bli vist i den rene tekstversjonen som "NSD (http://www.nsd.uib.no)". De fleste epostprogrammer vil tolke den angitte webadressen som en webadresse og gjøre den klikkbar, og tilsvarende med epostadresser. Stjernen har ingen effekt i HTML-versjonen.

Forhåndsvisning av invitasjon

Feltet for forhåndsvisning av invitasjonen vil bli oppdatert hver gang "Lagre"-knappen klikkes, og hver gang det skiftes mellom HTML-versjonen og den rene tekstversjonen av invitasjonen.

Merk at det er ingen garantier for at alle epostlesere vil vise teksten nøyaktig slik som den ser ut i forhåndsvisningen. De viktigste parameterne for hvordan HTML-versjonen skal vises er angitt som en del av eposten, men det er stor sannsynlighet for at det likevel kan forekomme variasjoner. Hovedinntrykket vil nok likevel bli ganske identisk.

Deling av dokumentasjon

Det kan ofte være nyttig å hente dokumentasjon for variabler fra undersøkelser som er laget tidligere. Det sparer arbeid i forbindelse med inntasting, og det sikrer at oppsettet blir identisk med spørsmål som er stilt tidligere. For å hente oppsett fra andre undersøkelser brukes menyvalget "Innhold" - "Hent eksterne variabler". Merk at dette menyvalget bare er tilgjengelig dersom det finnes oppsett som eksplisitt er gjort tilgjengelig for den aktuelle undersøkelsen. Administrasjon av hvilke oppsett som er tilgjengelig for en bestemt undersøkelse gjøres under "Administrasjon" - "Deling av dokumentasjon".

Det finnes to metoder for å få tilgang til andre oppsett: Gruppetilgang og tilgang til enkeltprosjekter.

  • Gruppetilgang kan brukes for prosjekter eller institusjoner som utfører flere undersøkelser over tid, og som ønsker at oppsettet for hver av undersøkelsene skal ha tilgang til oppsettet for de andre undersøkelsene. Det kan da opprettes en gruppe for undersøkelsene som skal ha tilgang til hverandre, og alle oppsettene som er meldt inn i denne gruppen vil da ha tilgang til alle de andre i samme gruppe. For å unngå at uvedkommende får tilgang til gruppen må både gruppenavn og pinkode oppgis før en undersøkelse kan meldes inn i gruppen.
     
  • Tilgang for enkeltprosjekter kan gis til bestemte prosjekter, og må gis fra undersøkelsen som en annen undersøkelse skal ha tilgang til. Dersom oppsett A skal ha tilgang til oppsett B, er det nødvendig å logge inn på oppsett B i dokumentasjonsmodulen og gi eksplisitt tilgang til oppsett A. Det er altså ikke mulig for A å få tilgang til B uten at det er gitt eksplisitt tillatelse fra B.

Under "Deling av dokumentasjon" vil det fremgå hvilke grupper og enkeltprosjekter denne undersøkelsen har tilgang til. For å få tilgang til en gruppe som ikke er oppgitt i listen må altså prosjektet meldes inn i gruppen med navn og pinkode, og for å få tilgang til et enkeltstående oppsett som ikke står i listen må tillatelse først bli gitt fra oppsettet som det ønskes tilgang til.

  

© NSD - Norsk senter for forskningsdata • Kontakt NSDPersonvern og informasjonskapsler (cookies)