Om forvaltningslitteratur i Forvaltningsdatabasen

Samandrag

Forvaltningsdatabasen er utvikla vidare gjennom registrering av relevant litteratur for dei ulike einingane i databasen. Under kvar eining vil det være mulig å få fram litteratur som omhandlar eller er relevant for einingane i databasen. Litteraturdatabasen vil slik sett være eit supplement som vil gje meir ufyllande informasjonen om einingane enn det som allereie finst i Forvaltningsdatabasen. Også årsmeldingar og tildelingsbrev for dei ulike einingane er tilrettelagt i fulltekst som pdf-filar for alle år som dei har vore tilgjengeleg.

Innsamling av informasjon og litteratur har skjedd gjennom to prosjekt:

Begge litteraturprosjekta er integrert i ein database. Det er viktig å påpeike at litteraturdatabasen ikkje er ferdig med omsyn til innlegging av publikasjonar, men er under kontinuerleg utvikling. Årsmeldingane ligg i ein egen database. For einingar i etatar (distriktskontor / lokalkontor) er det - dersom ikkje egen årsmelding ligg føre - lagt inn peikar til etatens årsmelding. Det er vidare noko varierande praksis med omsyn til om kvar enkelt verksemd har publisert årsmeldingane sine på nettet. Om dei er publisert på nettet kan også variera over tid for verksemdene.

Om litteraturdatabasen

Innhald

Som et ledd i den vidare utviklinga av Forvaltningsdatabasen er det lagt til relevant litteratur for dei ulike einingane i databasen. Under kvar eining vil det være mulig å få fram litteratur som omhandlar eller er relevant for einingane i databasen. Litteraturdatabasen vil slik sett være eit supplement som vil gje meir ufyllande informasjonen om einingane enn det som allereie finst i Forvaltningsdatabasen.

Innsamling av informasjon og litteratur har skjedd gjennom to prosjekt:

Begge litteraturprosjekta er integrert i ein database. Alle publikasjonar som er registrert inn i databasen mellom mai og oktober 2007 er registrert med eit utvida variabelsett.

Det er viktig å påpeike at litteraturdatabasen ikkje er ferdig med omsyn til innlegging av publikasjonar, men er under kontinuerleg utvikling.

Dokumentasjonsrapport frå det utvida registreringsprosjektet:

Årsmeldingane for dei ulike einingane er tilrettelagt i fulltekst som pdf-filar for alle år som dei har vore tilgjengeleg. Årsmeldingane har litt ulike namn hos ulike verksemder; som regel er dei kalla årsmelding, men også namna årsrapport og årsberetning er nytta. Årsmeldingane ligg i ein egen database.

For einingar i etatar (distriktskontor / lokalkontor) er det - dersom ikkje eigen årsmelding ligg føre - lagt inn peikar til etatens årsmelding. Det er vidare noko varierande praksis med omsyn til om kvar enkelt verksemd har publisert årsmeldingane sin på nettet. Dette kan og variera mellom tilnærma like verksemder; t.d. fylkesmannembete og høgskular. Mange av desse har publisert årsmeldingane sine, men ikkje alle. Om dei er publisert på nettet kan også variera over tid. Nokre verksemder har lagt ut årsmeldingar heilt tilbake frå 1980 talet, mens dei fleste har publisert desse frå omlag midt på 1990-talet, etter kvart som internett meir og meir vart allmennt tatt i bruk som informasjonskanal. Det er ikkje alltid like greit å finna årsmeldignane på dei ulike heimesidene sjølv om dei som regel ligg nokså lett tilgjengelig, enten i hovedmeny eller lett tilgjengelig via søk. Vidare er i dei fleste tilfelle meldingane lagt ut som nedlastbare pdf-filar, men nokre verksemder har pulisert årsmeldingane sine som vanlege HTML-sider. I den grad dette har dreid seg om få og enkle sider, har vi konvertert desse sidene til ei pdf-fil. I nokre tilfelle er årsmeldingane derimot publisert som svært komplekse og omfattande HTML-sider. Desse har det ikkje vore mogeleg å ta over i pdf-format.

Der engelske og samiske årsmelingar har vore publisert, er også dei tilrettelagt her.

Bakgrunn

Bakgrunn for å bygge opp ein litteraturdatabase har vært et behov for å systematisere relevante publikasjonar av ulikt slag som omhandlar einingar i Forvaltningsdatabasen. Tanken om ein slik litteraturdatabase kom på bana allereie ved oppstart av Forvaltningsdatabasen som ei naturleg utviding av databasen.

Den første konkrete kartlegginga av publikasjonar kom i stand i 2005 etter tildeling av midlar frå SAMDATA prosjektet i regi av NFR. I dette prosjektet fekk Rokkansenteret i samarbeid med NSD tildelt midlar mellom anna for å vidareutvikle databasen på ein akkumulerande måte ved at ny basisinformasjon om verksemdene blei registrert i basen. Siktemålet var mellom anna at dette vil resultere i utvikling av ein infrastrukturdatabase der ein har fått systematisert og gjort tilgjengelig informasjon om statsforvaltninga for både forskingsmiljø og andre brukarar

Professor Paul G. Roness ved Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap ved Universitetet i Bergen og forskingsassistent Sturla Herfindal ved Rokkansenteret i Bergen har vore sentrale i arbeidet med å registrera publikasjonar i den første fasen av prosjektet. Styringsgruppa for det utvida prosjektet besto av professor Per Lægreid, Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap / Rokkansenteret ved Universitetet i Bergen, professor Paul G. Roness, Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap, Universitetet i Bergen, forskingsleiar Ingrid Helgøy, Rokkansenteret, professor Tom Christensen, Institutt for statsvitenskap, Universitetet i Oslo og Inger Johanne Sundby, Sytatskonsult. I tillegg var og Hilde Høydal engasjert. Frå Statskonsult har Oddbjørg Bakli, Lisbeth Udland Hansen og Una Ramberg delteke.

Registrering av data i det utvida prosjektet pågjekk frå mai 2007 fram til oktober 2007.

Datakvalitet

Val av litteratur har vært ei skjønnsmessig vurdering etter kva ein har sett på som relevant for Forvaltningsdatabasen basert på samandrag eller tittelen på oppgåva. Det er viktig å påpeike at ein publikasjon ikkje berre er kopla opp mot den eller dei einingane i Forvaltningsdatabasen som publikasjonen omhandlar spesifikt, men er også gjerne knytt opp mot andre einingar som publikasjonen kan være aktuell for. Tilknytinga mellom ein publikasjon og Forvaltningsdatabasen er forsøkt gjort etter kva ”treff” som vil væra ønskjeleg å få ved søk i Forvaltningsdatabasen. Eks. er ein publikasjon som omhandlar ”Arbeidsdirektoratet”  ikkje berre kopla mot denne eininga, men også gjerne mot ”Aetat - lokalt” , ”Arbeidsmarkedsetaten” og ”Fylkesarbeidskontor”. Det er slik sett gjort ei ”brei” definering av einingane i databasen kopla opp mot publikasjonane. 

Publikasjonane kan være kopla opp mot Forvaltningsdatabasen gjennom fire dimensjonar:

  1. Om publikasjonen omhandlar enkelteiningar i databasen.
  2. Om publikasjonen omhandlar tilknytingsform eller interne departementsnivå (horisontal dimensjon).
  3. Om publikasjonen omhandlar departementssegment (vertikal dimensjon).
  4. Om publikasjonen bruker data frå ulike NSD-arkiv.

Når det gjeld tidsperioden publikasjonen omhandlar er dette også ei skjønnsmessig vurdering. I enkelte oppgåver står tidsperioden for studien i overskrifta på publikasjonen. Men i dei fleste tilfeller gir tidsperioden berre ein omtrentleg peikepinn på tidsepoken publikasjonen omhandlar. Ved ei slik skjønnsmessig vurdering av oppgåvene og koplinga til Forvaltningsdatabasen, vil det alltid være oppgåver som gjerne burde vært med i databasen, eller koplingar som ikkje er absolutt korrekte.

Bruk

Litteraturdatabasen kan brukast til å finna meir utfyllande informasjon enn det som står oppført under einingane i Forvaltningsdatabasen. Ved å søke på ulike einingar i Forvaltningsdatabasen vil ein automatisk få muligheit til å sjå relevante publikasjonar og årsmeldingar for eininga.

Hovudfag-/ magister-/ og masteroppgåver

Hovudfags-/ magister-/ masteroppgåvene er henta frå internettsidene til universiteta og litteraturdatabasar på internett. Nettstadene til universiteta i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø er brukt som kjelder, med fokus på fagretningar som statsvitskap, sosiologi og historie.

Ein del hovudfagsoppgåver er også utkomen som rapportar eller bøker ved universitet og forskingsinstitusjonar. Der dette er oppdaga er det då rapporten som er lagt inn i databasen. Det vil nok likevel være hovudfagsoppgåver i databasen som er utkomen i andre meir tilgjengelige former, men som ikkje er komen oss til kjenne.

Kjelder